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[Q&A]전자문서로 변환하여 증빙관리하는 경우는?

  • 보도 : 2014.09.01 10:09
  • 수정 : 2014.09.01 10:09

[질의]당사는 전자문서화 목적으로 발생하는 모든 증빙에 대하여 전자문서로 변환하여 증빙관리를 검토하고 있습니다.
모든 증빙의 범위는 ㄱ. 전자세금계산서 ㄴ. 법인카드영수증 ㄷ. 계산서(전자/수기) ㄹ. 수기세금계산서 ㅁ. 일반 영수증 ㅂ. 기타증빙 입니다.
거래증빙자료(ㄱ,ㄴ)를 실물관리 해야 하는지 여부 및 거래증빙자료(ㄷ∼ㅂ) 스캔을 통해 전자문서로 변환된 자료를 보관하는 경우 원본을 보관하지 않아도 되는지 여부를 알려 주십시오.

[답변]「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 보는 것입니다.
귀 질의의 경우 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1 및 국세기본법 제85조의3 제4항을 참조하시기 바랍니다.

[관련교육]실무자가 반드시 알아야 할 원천징수실무

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☞국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)
법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.
1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우

☞국세기본법 제85조의3【장부 등의 비치와 보존】
④ 제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.

☞징세46101-774, 1997.04.08
국세기본법 제85조의3 제1항 및 제2항에 의거 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 그 거래사실이 속하는 과세기간에 따라 당해 국세의 법정신고기한이 경과한날부터 5년간 보존하여야 하는 것입니다.

☞서면인터넷방문상담1팀-618, 2005.06.03
전자조직에 의하여 작성된 지급결제 문서 등을 확인할 수 있는 인증시스템을 거쳐 인터넷에 의하여 전송받고 이를 국세기본법시행령 제65조의7 제1항 각호 및 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 각조의 규정에 적합한 ‘정보보존장치’에 보존하는 것은 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것에 해당하는 것입니다.
장부와 증빙서류를 전산조직을 이용하여 작성하실 경우에 신고나 허가 사항은 없으나 전산조직을 이용하여 장부와 증빙서류를 작성한 납세자는 소득세 또는 법인세 과세표준신고시에 전산조직운용명세서를 함께 제출하여야 하는 것입니다.

☞서면인터넷방문상담2팀-11, 2007.01.04
내국법인이 「법인세법 시행령」 제158조 제4항의 규정에 의하여   신용카드 및 직불카드 등의 거래정보(「국세기본법 시행령」 제65조의 7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)를 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로 부터 전송받아 전사적 자원관리   시스템에 보관하고 있는 경우에는 「법인세법」 제116조 제2항 제1호에규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 보는 것임

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